4.5 Etyka w prowadzeniu działalności

[GRI 2-23]  [GRI 3-3]  Etyka w prowadzeniu działalności biznesowej i przeciwdziałanie korupcji

Fundamentalną zasadą, którą kierujemy się w naszej działalności, jest zgodność z prawem. Służy temu przestrzeganie przepisów ustawowych i przepisów nadzoru dotyczących naszej działalności, a także wewnętrznych aktów legislacji. Każdy pracownik poprzez swoje działania względem klientów stoi na straży dobrego imienia Grupy ERGO Hestia oraz unika działań mogących kreować negatywny wizerunek Spółek STU ERGO Hestia SA i STU na Życie ERGO Hestia SA w oczach naszych klientów. Dążymy do zaoferowania klientom możliwie jak najlepszego doradztwa i dostarczenia im wszystkich informacji potrzebnych do podjęcia właściwej oraz trafnej decyzji z punktu widzenia ich interesów. Zdajemy sobie sprawę z tego, że nasza działalność ma wpływ na szeroko pojęte otoczenie gospodarcze, społeczne i środowiskowe, w którym ją prowadzimy. Dlatego naszą tożsamość budujemy kierując się zasadami przezorności, prewencji i odpowiedzialności w doborze kontrahentów i partnerów oraz zapewniając i zachowując uczciwość we wszystkich transakcjach biznesowych.

Współpracujemy z wieloma partnerami, dlatego tak ważne jest dla nas przestrzeganie zasad i wartości, które tworzą obraz biznesu etycznego, profesjonalnego, bezpiecznego oraz świadomego, a także odpowiedzialnego za rolę, jaką pełni w wymiarze ekonomicznym i społecznym.

Wojciech Radwański. Fotograf

[GRI 3-3]  Etyka w prowadzeniu działalności biznesowej i przeciwdziałanie korupcji

Stosujemy zasadę „zero tolerancji dla wszelkich naruszeń Kodeksu Etyki i innych nadużyć, w tym finansowych”, w związku z czym wprowadziliśmy środki mające na celu zapobieganie wystąpieniu i wykrywanie nieuczciwych działań, a także właściwe reagowanie w przypadku ich wykrycia. Wyposażyliśmy naszych pracowników w narzędzia do identyfikacji i zgłaszania nadużyć na wczesnym etapie. Dodatkowo dzięki systematycznym badaniom wykonywanych operacji oraz właściwemu reagowaniu wzmacniamy ochronę całego systemu, w tym finansowego, i jego poszczególnych uczestników.

Przykładamy dużą wagę do kontroli efektywności podejmowanych działań w zakresie przestrzegania stworzonego w Grupie systemu zarządzania etyką i przeciwdziałaniu nadużyciom poprzez czynności podejmowane przez Funkcję Zgodności oraz powołaną osobę ją nadzorującą – Oficera ds. Zgodności. W strukturze wyodrębniona jest właściwa merytorycznie komórka organizacyjna – obszar zgodności, ulokowana autonomicznie w Biurze Zarządu. Wiedza specjalistyczna skupia się w jednostce ds. zgodności, jednak część zadań związanych z zapewnieniem zgodności, czy też zarządzaniem ryzykiem braku zgodności, delegowana jest na jednostki biznesowe i operacyjne.

Pracownicy realizujący zadania funkcji w ramach obszaru zgodności wykonują je samodzielnie i niezależnie. Dysponują nieograniczonym prawem i dostępem do informacji dotyczących istotnych zadań. W miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w roku, Funkcja Zgodności przeprowadza przegląd ustanowionych zasad i planów zapewnienia zgodności z przepisami. Przegląd obejmuje wszystkie obszary działalności Grupy ERGO Hestia. Funkcja Zgodności przedkłada Zarządowi sprawozdania okresowe oraz przygotowywane ad hoc dotyczące działalności funkcji, w tym informacje dotyczące stwierdzonych naruszeń zasad zgodności oraz działań naprawczych podjętych przez kierownictwo stosownie do bieżących potrzeb.

Wszyscy pracownicy przechodzą szkolenie ze znajomości zasad ujętych w Kodeksie postępowania dla pracowników ERGO Hestii. Szkolenie na poziomie ogólnym stanowi element szkoleń onboardingowych i jest powtarzane co dwa lata w ramach tzw. szkoleń odnawiających.

Kodeks Etyki zawiera zapisy dotyczące przeciwdziałania korupcji. Grupa stosuje zasadę zero tolerancji dla wszelkich przestępstw finansowych.

Przyjęliśmy również Kodeks postępowania dostawców i wykonawców. Zawiera on istotne deklaracje i zasady którymi się kierujemy zgodnie ze Strategią Biznesową Grupy ERGO Hestia. Kodeks określa podstawowe normy współpracy i prowadzenia działalności biznesowej, których stosowania oczekujemy od naszych obecnych i przyszłych partnerów. Współpracujemy wyłącznie z dostawcami i wykonawcami sprawdzonymi pod kątem jakości, rzetelności i elastyczności działań. Zobowiązanie do przestrzegania Kodeksu jest częścią umowy zawartej z Grupą ERGO Hestia, a także deklaracją dobrowolnego spełnienia wymagań zawartych w tym dokumencie.

Poszczególne terminy, takie jak korupcja, łapownictwo, konflikt interesów czy gratyfikacje i płatności mające na celu „przyspieszenie biegu spraw” zostały zdefiniowane poprzez wskazanie, jakich czynności pracownik Grupy nie powinien się dopuszczać. Opisano kwestie wręczania i przyjmowania upominków biznesowych, jak również przekazywania prezentów urzędnikom, zatrudniania krewnych pracowników, zachowania w zakresie przekupstwa i korupcji oraz w przypadku wystąpienia konfliktu między interesami prywatnymi i zawodowymi. Dodatkowo, w razie wątpliwości co do definicji, zasadnym jest odwołanie się w tym zakresie do powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Daniel Remian. Fotograf

Drugą, poza Oficerem ds. Zgodności, jednostką funkcjonującą w celu zarządzania zaistniałymi negatywnymi skutkami naruszenia zasad wynikających z systemu zarządzania etyką i przeciwdziałaniem nadużyciom jest Oficer ds. Zwalczania Nadużyć.

Od 2008 r. w Grupie ERGO Hestia funkcjonuje system zgłaszania podejrzeń nieprawidłowości (tzw. whistleblowing), który umożliwia pracownikom anonimowe lub imienne przekazanie informacji o podejrzewanych, zaobserwowanych lub doświadczonych niezgodnościach z Kodeksem Etyki. Zgłoszeń można dokonywać telefonicznie, SMS-em lub e-mailowo. System zapewnia pełną ochronę danych osobowych zgłaszającego.